Certamente, algum gestor deve ter escutado a famosa frase:
“sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail”.
A pouca fé dos funcionários nas reuniões ocorre por causa dos gestores que não entendem a real função delas, ou seja, que agendam reuniões sem um bom motivo ou que não sabem como organizar o evento.
Por isso, é necessário que a reunião tenha um motivo bem definido e que não dê para discuti-lo em e-mails ou via telefone. Afinal, mobilizar funcionários de diversas áreas da empresa para debater algo que poderia ter sido passado de forma mais simples pode irritar os colaboradores e com razão.
Daremos a seguir algumas dicas de como fazer uma boa reunião
#1 Defina o tema
Para que uma reunião possa acontecer sem grandes percalços é preciso decidir o tema. Parece bobagem pensar que algumas reuniões iniciam sem um assunto especificado, isso gera perca do foco e possível insucesso. Por isso, tenha temas e tópicos definidos com antecedência e por ondem de importância, vale ligar um tópico ao outro para saber a ordem, por exemplo discutir o tipo de evento que será feito e com essa informação debater sobre o local, dessa forma, evitará que haja pessoas despreparadas e que a reunião não renda como pretendido. Outra dica é evitar convocar reuniões em cima da hora, pois todos os colaboradores tem suas tarefas diárias que não podem ser canceladas ou reprogramadas apenas por que alguém decidiu fazer uma reunião sem aviso prévio.
#2 Definir um tomador de decisão
Definir uma pessoa para organizar e conduzir a reunião é algo de extrema importância. Caso não tenha um “líder” pode acontecer de todos falarem ao mesmo tempo e nada ser decidido. Sabe aquela reunião que durou horas e você sai de lá sem saber o que ficou definido? Então, isso acontece por não ter ninguém para presidir ou por essa pessoa não saber como fazer uma boa reunião. Defina o líder junto com os assuntos que serão tratados, assim quem for o responsável terá tempo de se preparar. Para a escolha dê preferência para aquele que tem uma boa relação com todos no local e que saiba ser gentil e ter pulso firme também, esta pessoa conseguirá conduzir o encontro.
#3 Preparação
Tanto o líder quanto o colaborador comum que vai participar da reunião devem se preparar para ela. Pesquisar o tema, levar perguntas, sugestões, ideias para serem discutidas torna a reunião mais rápida e fluída. As anotações ajudam para que a equipe mantenha o foco e não mude de assunto, o que pode ser muito comum. Escolher os participantes também faz parte da preparação, dê preferência por quem é considerado essencial no assunto que está sendo tratado, as demais pessoas podem receber um e-mail expondo o que foi decidido.
#4 Crie um ambiente confortável para discussão
A reunião foi marcada para que houvesse troca de ideias entre os gestores e os demais colaboradores, por isso crie um ambiente agradável para que os colabores percam a timidez de expor suas ideias e pontos de vista. Afinal, quem lida com um cliente diariamente, por exemplo, saberá informar melhor as necessidades dele e como a empresa conseguirá ajuda-lo ou ainda o colaborador que mais usa um sistema específico, poderá dizer se o sistema atende a todos os requisitos ou não. É importante que a empresa ouça o que os funcionários tem a dizer, por isso, o gestor não deve interromper a linha de raciocínio e tem desdenhar da ideia do funcionário, pois pode fazer com que o mesmo se retraia e não mais participe ativamente das próximas reuniões.
#5 Chame poucas pessoas
Como dito, a chave para saber como fazer uma boa reunião é convidar as pessoas que sejam importantes para a discussão do tema. Uma reunião com 50 pessoas de diferentes áreas onde a maioria nem sabe o porquê de ter sido chamada não é produtiva, pelo contrário, só atrapalhará a equipe a alcançar o objetivo. Os colabores que forem convidados devem conhecer sobre o tema e ter a possibilidade de discutir, na dúvida entre chamar uma pessoa para uma reunião que você não tem muita certeza que é do setor dela, não chame ou pergunte para ela antes, pois ninguém quer perder tempo participando de discussões que não alterarão em nada a sua rotina dentro da empresa.
#6 Tempo
O tempo é a chave do sucesso da reunião. Definir um horário máximo para o término é fundamental. Foque nos assuntos principais primeiro e depois vá abrindo para os temas menos importantes. Por isso é necessário uma pauta bem estruturada. Para definir o tempo máximo faça um rascunho do tempo que poderá ser gasto em cada discussão, se notar que o tempo está se esgotando e ainda muitos assuntos pendentes tente cortar “conversas fiadas” que podem acontecer e ir direto ao ponto. É importante notar se todos os assuntos devem ser discutidos na reunião em questão ou se os menos importantes podem ser enviados via e-mail.
#7 Ata da reunião
Ter alguém para anotar o que foi decidido é primordial, do contrário as informações podem se cruzar e não serem lembradas de forma correta, por isso peça para alguém anotar as principais tomadas de decisão, o que foi decidido em cada tópico, os responsáveis por cada tarefa, prazos, entre outros. Depois de anotar passe a limpo e enviei por e-mail para que todos leiam e verifiquem se ficou faltando informações ou se haverá alguma mudança que não estava programada.
#8 Feedback
Faça uma pequena pesquisa informal sobre a reunião, se a reunião foi conduzida de forma ideal, se restou dúvidas, se ficou faltando algum tópico importante, entre outros. O feedback dos colaborares será essencial para o sucesso da próxima reunião. Mas atenção, ao pedir retorno sobre a reunião esteja de mente aberta para aceitar críticas e elogios, com isso os próximos encontros serão um sucesso e muito mais produtivos.
