Com a tecnologia, passamos a ficar mais dispersos e com dificuldade de focar em afazeres, é o que mostra o infográfico da empresa Careerbuilder.
24% das pessoas entrevistadas admitiram que passam pelo menos 1 hora de seu dia no ambiente de trabalho atendendo chamadas pessoais, lendo e-mails ou enviando mensagens.
21% disseram que passam pelo menos 1 hora do dia acessando sites da internet que nada tem a ver com o trabalho.
Isso mostra que os colaboradores passam pelo menos algumas horas por dia de forma improdutiva, ou seja, procrastinando e utilizam a tecnologia não como aliado, mas como inimigo. Para que isso não ocorra com você daremos a seguir algumas dicas de como aumentar a produtividade.
O que mata a produtividade?
Em grande parte dos escritórios o que mais atrapalha o andamento do trabalho é o acesso a smartphones e envio de mensagens, afinal, há sempre conversas a serem finalizadas, novidades a serem contadas, entre outros.
A segunda coisa que mais interfere no trabalho é as redes sociais, como Facebook, Instagram, Snapchat e afins. O compartilhamento dos chamados memes, comentários nas fotos dos amigos, adicionar pessoas, trocar histórias e experiências.
O terceiro lugar ficou a cargo dos blogs e portais de notícias. Se manter informado é algo necessário mas não no horário de trabalho, com tantos portais para acessar e notícias para ler fica cada vez mais difícil focar no que realmente importa.
A quarta posição fica com as pausas feitas no meio do expediente para comer lanches rápidos, tomar um cafezinho, conversar com os colegas de trabalho e se atualizar das notícias da empresa, essa pausa para o café é necessária, afinal, o ser humano necessita de interação, mas deve ser feita em espaços grandes de tempo, ou seja, não deve virar uma rotina parar o trabalho inúmeras vezes para interagir.
Como o coworking pode ajudar?
O coworking é um espaço de trabalho compartilhado com diversas outras empresas ou empreendedores individuais.
O ponto chave do coworking é a interação, pelo fato do espaço abrigar empresas e profissionais de diversas áreas é possível conversar e fazer networking com os mais variados seguimentos, ou seja, ampliando o leque de possibilidade de parcerias da sua empresa.
A ideia do coworking é o networking que é a interação entre pessoas de diferentes estilos e, nesse caso, empresas e seguimentos. É fazer com que o empreendedor, além de ter um ambiente pensado para as necessidades dele, tenha a possibilidade de interagir com outras pessoas e não mais trabalhar de forma isolada do convívio social. Isso pode ajudar bastante a quem pretende mudar para o regime Home Office, mas não quer perder a interatividade com o mundo exterior.
Uma dica de como aumentar a produtividade é deslogar das redes sociais, já que a cada nova notificação o funcionário vai querer verificar do que se trata.
Deixar o celular no modo avião também pode ajudar, no próprio espaço de coworking é possível contratar uma modalidade de atendimento telefônico que é a anotação de recados.
A grande qualidade é que as operadoras são treinadas e capacitadas para atender as ligações de forma cordial e, caso o empresário não possa atender, receberá um recado, ou seja, não perderá ligações e estará sempre em contato com o cliente.
Uma das técnicas mais famosas para aumentar a produtividade é a Pomodoro, que é o gerenciamento do tempo trabalhado em blocos de 25 minutos com breves intervalos.
Ela consiste em escolher as tarefas que serão executadas, ajustar o cronômetro para 25 minutos e trabalhar até o alarme tocar, sem perder o foco.
Depois, faça uma pausa rápida de 3 a 5 minutos.
Essa técnica é muito usada para quem trabalha Home Office, por ajudar a focar 100% em uma atividade durante um período de tempo.
Como gerenciar uma equipe em um coworking?
Para que o gestor consiga ter uma equipe em coworking é necessário identificar os perfis dos funcionários.
Existem profissionais que preferem o estilo mais tradicional, ou seja, com uma estação de trabalho fixa e com um roteiro de trabalho.
Para trabalhar em coworking é preciso ser dinâmico e adaptável a mudanças.
O diálogo precisa fazer parte da rotina de quem trabalha em coworking, sendo assim o gestor precisa saber dialogar com sua equipe, identificar possíveis problemas pessoais de seus colaboradores e mediar conflitos.
Lidar com pessoas de criações e experiências diferentes é sempre um desafio, por isso o diálogo é a melhor saída.
Os colaboradores, ao se sentirem a vontade em conversar com o seu gestor, podem passar informações sobre o dia a dia da empresa, como feedbacks de clientes, por exemplo, que podem ajudar na tomada de decisões.
Saber tomar decisões difíceis, como demitir um colaborador, encerrar o contrato com um fornecedor de anos, faz parte do dia a dia na gestão de equipe. Por isso o líder deve saber avaliar o assunto e não agir de forma impulsiva, afinal, um passo em falso pode alterar o futuro da empresa e das pessoas que dependem dela.
Usar ferramentas que ajudam no cumprimento de tarefas pode facilitar a vida em um coworking. Buscar aplicativos para gerenciar a equipe que trabalha de forma remota, enviando relatórios e atividades concluídas é uma boa forma de saber o que em que a equipe está trabalhando. Montar um quadro com todos os projetos da empresa de forma online, criar etapas que devem ser concluídas e atribuir tarefas para cada colaborador é uma forma de manter a equipe informada e engajada nos objetivos.
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